Facilitare gruppi di lavoro: difficoltà e spunti operativi

Nell’ambito del percorso formativo WelCom – Manager del welfare di comunità promosso da Percorsi di secondo welfare, Progetto Mirasole, CSV Milano e Pares abbiamo scandagliato approcci, strumenti e tecniche di animazione territoriale, alla ricerca di modalità partecipate per lavorare e progettare in rete. Di seguito una sintesi delle difficoltà e degli spunti operativi emersi dal confronto tra i partecipanti al corso, di cui presto partirà una nuova edizione che potrà essere fruita totalmente da remoto.

Approcci e tecniche: cornici di senso che guidano l’azione

Per lo sviluppo di comunità è essenziale identificare approcci e tecniche di facilitazione per ingaggiare, coinvolgere e coordinare i soggetti attivi nei contesti locali. Rileggere le pratiche, le difficoltà e le soluzioni che si sperimentano nella facilitazione consente di cogliere gli schemi di pensiero che orientano l’operatività e le  modalità di intervento efficaci (Abbruzzi, 2025).

Esplicitare gli approcci che guidano le proposte di intervento e di facilitazione comporta un atteggiamento di auto osservazione riguardo al modo di intervenire nei contesti e di formulare proposte nelle situazioni in cui animiamo interazioni alla ricerca di collaborazioni fruttuose (Cau e Abbruzzi, 2025): che visione, quali valori e che finalità orientano gli interventi di facilitazione? Come viene favorito l’apporto dei soggetti coinvolti? Come vengono valorizzate le competenze tecniche e i saperi d’uso? In che modo chi facilita si impegna a promuovere interazioni costruttive tra soggetti, gruppi e istituzioni? Come riconoscere l’importanza delle dimensioni affettive, simboliche e relazionali che intervengono nel decidere di investire tempo e energie? Come dare spazio al coinvolgimento attivo delle persone nei processi decisionali, a riconoscere l’interdipendenza tra  individuo, comunità e ambiente (De Tommaso e Maino, 2023)?

Per assicurare inclusività e protagonismo, per rendere agevole la partecipazione, per valorizzare gli apporti è necessario padroneggiare strumenti per attivare processi coinvolgenti da adeguare nelle situazioni: mappe di comunità, laboratori esperienziali, comunità di pratiche, ricerche-intervento, bilanci partecipativi, coprogrammazioni e coprogettazioni, patti di collaborazione, e tecniche per animare e accompagnare le persone i gruppi coinvolti (Piccio e Sorrentino, 2025).

Difficoltà che si incontrano nella facilitazione

Quelle che seguono sono, in sintesi, le difficoltà segnalate da coloro che hanno partecipato al laboratorio focalizzato sul ruolo e sulle pratiche di facilitazione. Le criticità, inizialmente raccolte tramite la tecnica di scrittura collaborativa OPERA (Petrella, 2024), sono state riorganizzate in diverse aree tematiche con l’obiettivo di fornire spunti utili alla riflessione, alla formazione e alla progettazione di percorsi futuri.

• Setting. Per quanto riguarda il setting, vengono segnalate la necessità di conciliare tempi e spazi a disposizione con la qualità del coinvolgimento, la difficoltà nel dare voce a tutte le persone partecipanti mantenendo al contempo una posizione imparziale, la gestione del livello di coinvolgimento personale nei processi di animazione locale che vedono le figure di facilitazione direttamente coinvolte.
• Clima collaborativo. In relazione al clima del gruppo, una difficoltà è rappresentata dall’esigenza di creare con una certa rapidità un ambiente accogliente e collaborativo, rispettando tempi e spazi individuali. Inoltre non di rado è impegnativo regolare le interazioni in modo da consentire interventi equilibrati lasciando al contempo spazio alla spontaneità individuale. E occorre di facilitare gruppi che esprimono disimpegno e debole disponibilità a mettere in gioco energie: non è facile trasmettere entusiasmo, motivare e stimolare i partecipanti ad ingaggiarsi nella partecipazione.
• Competenze e conoscenze per facilitare. Sul fronte della dimestichezza con gli strumenti di facilitazione, una criticità evidenziata riguarda il livello di competenza posseduto rispetto alle varie tecniche di facilitazione. Per quanto concerne le conoscenze, dall’approfondimento in gruppo è emerso che anche la scarsa conoscenza di temi e argomenti oggetto del confronto costituisce un elemento di difficoltà per chi è chiamato a facilitare. Un terzo fronte di difficoltà riguarda la carenza di informazioni sul contesto, la mancanza di tempo per acquisirle, l’insufficiente conoscenza delle coordinate progettuali, aspetti che mettono sotto stress le figure a cui è richiesto di facilitare.
• Imprevisti e conflitti. Anche la gestione di conflitti e imprevisti rappresenta un’area di difficoltà. Nelle esperienze di facilitazione l’insorgere di conflittualità costituisce un momento di stallo che mette ostacola la capacità dei gruppi di sviluppare proposte costruttive. Non è sempre facile mediare i conflitti e riuscire a favorire l’evoluzione dei contrasti in soluzioni costruttive.
• Linguaggio comune. Un ulteriore aspetto critico segnalato riguarda la condivisione di un vocabolario operativo condiviso: è impegnativo creare e utilizzare in modo efficace un linguaggio che favorisca l’intesa, lo scambio e l’elaborazione di idee condivise tra i partecipanti a momenti partecipati.
• Costruire sintesi e concordare priorità. Anche la costruzione di sintesi chiare e scevre da giudizi o inferenze, che restituiscano la ricchezza degli apporti è percepita come complessa, soprattutto in presenza di opinioni divergenti e di un numero elevato di partecipanti. E non solo è complesso identificare gli elementi salienti scaturiti dalle discussioni ma anche aiutare i gruppi a convergere nell’identificare le priorità è un aspetto particolarmente impegnativo per chi facilita momenti di lavoro.

Alcuni spunti operativi

Raccolti gli elementi di criticità, dalla discussione che è seguita sono emersi spunti operativi. Indicazioni per trattare e superare impasse che ostacolano la collaborazione tra persone e gruppi impegnati nel dialogo e nella costruzione di proposte o progetti in partnership (Cau e Maino, 2017). Ecco di seguito alcuni suggerimenti concreti.

• Esplicitare le aspettative. Le aspettative sono schemi di pensiero che, inconsapevolmente, orientano le nostre azioni. In un processo partecipativo, è necessario condividerle in modo da evitare implicite attese. Negli inviti, nei momenti di avvio, nelle sintesi conclusive è importante mantenersi sul piano di realtà e sottolineare che gli esiti dei percorsi partecipati scaturiscono dal contributo di chi vi prende, dalla sostenibilità dei mandati e non solo dalle modalità di facilitazione.
• Preparare il setting. Insieme alla location, il setting riveste un ruolo fondamentale nel facilitare il contributo di chi partecipa. Per allestire setting efficaci è importante raccogliere informazioni che consentano di adattare le attività e le modalità di interazione che verranno proposte. In alcuni casi la gestione del tempo e dello spazio sono condizionati e quindi è fondamentale esplicitare i vincoli che definiscono la cornice operativa. In condizioni di facilitazione non favorevoli è importante chiedere disponibilità e supporto da parte di chi partecipa per riallestire il setting, anche con minimi interventi, per renderlo più confortevole e adeguato.
• Attribuire autorevolezza a chi facilita. Nei processi di facilitazione a chi partecipa è richiesto di dare fiducia a chi ha il compito di facilitare. Si tratta di riconoscere il ruolo delle figure incaricate di facilitare e le proposte per aiutare il gruppo a lavorare in modo proficuo. Può accadere che non tutte le persone convenute riconoscano il ruolo di chi facilita, per questo è importante che chi ha il mandato istituzionale e ha convocato l’incontro introduca e legittimi l’attività di facilitazione, ma è altrettanto importante che chi facilita si presenti con semplicità e autorevolezza e chieda il supporto del gruppo.
• Clima collaborativo. Contribuiscono a promuovere un clima collaborativo inviti caldi e chiari sugli obiettivi degli incontri, la cura dell’accoglienza iniziale e le attività rompighiaccio. Per questo è necessario prestare attenzione all’avvio di momenti di confronto introducendo modalità che favoriscano un’atmosfera rilassata e cooperativa.
• Tollerare il caos iniziale. Una certa confusione è una condizione che si presenta nelle fasi iniziali di qualsiasi processo partecipativo. Si tratta di una condizione disorientante, che tuttavia – se gestita – può presentare effetti creativi utili. La necessità di comprendere per poter portare contributi mirati, il desiderio di intervenire e di affermare le proprie idee, le precomprensioni e il tentativo di condizionare, le posizioni di attesa silenziose e riservate, richiedono un lavoro di ascolto e di riorganizzazione condivisa paziente. Giungere ad una configurazione inclusiva richiede tempo e un lavoro non sempre compreso da chi partecipa, ma che in ogni caso richiede di essere presidiato.
• Offrire mappe orientanti e attivanti. Per gestire la sensazione di confusione iniziale e per coinvolgere in modo attivo, è utile servirsi di mappe operative o cognitive Le mappe aiutano a visualizzare il percorso e le alternative, a rendere i processi più comprensibili, a promuovere una visione comune, a dare concretezza e a rappresentare questioni e fattori in gioco. Per questo sono uno strumento inclusivo, da proporre e da mettere a punto anche con l’apporto dei partecipanti.
• Parole per intendersi. Una tecnica semplice che può aiutare a ragionare sul significato che le persone coinvolte in percorsi partecipanti attribuiscono ai termini chiave utilizzati è la costruzione di vocabolari condivisi. Si tratta di una tecnica veloce, utile per aprire una sessione di lavoro, per uscire da un’impasse o per chiudere un incontro. La tecnica prevede che – identificate le parole chiave per il gruppo di lavoro – si raccolgano su un cartellone sinonimi e contrari, accompagnando la scrittura con rapide spiegazioni.
• Format per calibrare e adeguare le tecniche alle finalità e ai contesti. Le tecniche possono essere considerate come dispositivi per gestire il lavoro in gruppo. L’efficacia delle tecniche sta nel riuscire ad accompagnare persone e gruppi attraverso attività costruttive, inclusive e coinvolgenti. Collegare fra loro diverse tecniche in percorsi partecipativi (strutturabili anche in momenti diversi) significa costruire format per favorire il confronto e la partecipazione. Ciò che è richiesto alle figure che hanno il compito di facilitare è proprio un lavoro che – in relazione agli obiettivi e nel quadro dei vincoli dati – proponga attività in grado di dare voce al punto di vista delle persone coinvolte.
• Comunità: punti di vista e ambivalenze. Le comunità non sono entità omogenee, sono piuttosto mosaici di esperienze, propensioni e interessi. Una comunità è animata da tensioni e interessi. Ricercare la comprensione dei diversi punti di vista è essenziale, ma bisogna essere consapevoli che le percezioni e i bisogni all’interno di ciascuna comunità possono variare significativamente. Anche le ambivalenze sono inevitabili nei contesti partecipativi. Esse riflettono prospettive in gioco e la complessità, creando tensioni che possono apparire contraddittorie. Le attività che vengono proposte nei contesti di partecipazione facilitati hanno proprio lo scopo di riconoscere, valorizzare se possibile – o almeno di assicurare che i processi non vengano paralizzati – dai molteplici interessi in gioco, promuovendo l’emersione e la possibilità di confrontarsi con interessi, saperi, competenze, prospettive che chi partecipa può mettere in campo.
• Inatteso (non solo imprevisti). In qualsiasi processo partecipativo, ci saranno inevitabilmente momenti in cui le cose non vanno come previsto. Nei percorsi facilitati, in ambito comunitario, in contesti interorganizzativi, rivolti a gruppi di persone, l’imprevisto è parte del percorso. Quando accade, può aprire nuove opportunità, ma richiede una certa dose di pazienza. Poiché l’inatteso per sua natura non si può prevedere, è necessario essere preparati ad accoglierlo con flessibilità. Saper rispondere in modo positivo alle sorprese del processo richiede la capacità di rimanere sereni e pronti a sfruttare le opportunità che si presentano, senza esserne sopraffatti. In particolare si tratta di ricordare che chi facilita ha certamente il compito di promuovere condizioni di collaborazione, ma la responsabilità di interazioni costruttive è nelle mani dei singoli partecipanti e del gruppo. Se le persone che partecipano corrispondono alle proposte di attività che vengono avanzate da chi facilità e se esprimono fiducia verso il lavoro comune, se alimentano un’alleanza temporanea collaborativa, allora l’imprevisto e il conflitto possono costituire una risorsa creativa.
• Fare sul serio. Un aspetto che si presenta come rilevante, in grado di sintonizzare l’impegno di chi partecipa a momenti partecipati è la percezione che il tempo e il lavoro dedicato alle attività partecipate non abbiamo finalità di intrattenimento ma che si stia lavorando per proposte e risultati che verranno considerati, saranno oggetto di valutazione e che avranno un qualche concreto impatto. La partecipazione come diversivo deprime l’impegno e mina la fiducia nella possibilità di costruire soluzioni evolutive attraverso processi collaborativi.

Riferimenti

• Abbruzzi I. (2025), Cinque posture per il lavoro sociale di comunità, Secondo Welfare, 18 Aprile 2025.
• Cau M. e Abbruzzi I. (2025), Manager del welfare di comunità: brainstorming sulla figura, Secondo Welfare, 28 Gennaio 2025.
• Cau M. e Maino G. (a cura di) (2017), Progettare in partnership Idee e strumenti per collaborazioni cross-sector tra organizzazioni nonprofit, imprese, enti pubblici e gruppi informali di cittadini​, Maggioli.
• Cau M. e Maino G. (2025), “​Facilitare i processi di amministrazione condivisa: contesti, dinamiche, indicazioni pratiche e impegni”, in Boschetti B. (a cura di), L’amministrazione condivisa come laboratorio di innovazione, Editoriale Scientifica.
• De Tommaso C. V. e Maino F. (2023), Le pratiche collaborative: fattori facilitanti e ostacolanti, sfide e opportunità della coprogettazione, in Maino F. (a cura di), Agire insieme. Sesto Rapporto sul secondo welfare.
• Maino G. (2023), Setting nella facilitazione e nella partecipazione, Percorsi di Secondo Welfare, 04 maggio 2023.
• Petrella V. (2024), Collaborare con OPERA: guida alla metodologia per la conduzione efficace di gruppi di lavoro, Percorsi di Secondo Welfare, 11 marzo 2024.
• Piccio M. e Sorrentino I., (a cura di) (2025), Cultura in rete. Mappatura partecipata di tutte le energie culturali delle provincia di Lodi, Fondazione comunitaria della provincia di Lodi.