La mensa diffusa come servizio di welfare aziendale

Ci sono alternative ai buoni pasto e alla mensa aziendale? È possibile per un’impresa adottare soluzioni diverse per il pranzo dei dipendenti? Quali sono vantaggi e svantaggi di adottare altri modelli? A queste e altre domande ha cercato di rispondere una recente ricerca di Percorsi di Secondo Welfare sulla mensa diffusa, un servizio che le organizzazioni possono attivare per consentire a lavoratori e lavoratrici di consumare un pasto presso locali del territorio. Meno conosciuto rispetto alla mensa in azienda e ai buoni pasto, rappresenta un’alternativa interessante per diverse ragioni. Vediamo quali.

La mensa diffusa: di cosa si tratta

La mensa diffusa prevede che lavoratori e lavoratrici possano consumare un pasto in ristoranti ed esercizi commerciali convenzionati del proprio territorio utilizzando una card elettronica o un’applicazione mobile fornita dall’azienda. Questo servizio di welfare aziendale¹ si costituisce quindi creando una rete di convenzioni con i pubblici esercizi (bar, pub, ristoranti, tavole calde, etc.), nei quali i dipendenti possono recarsi durante la pausa pranzo per poter consumare il pasto. Quindi funziona come i buoni pasto? Non proprio.

A differenza di quella che potrebbe essere la prima impressione, la mensa diffusa ha molti più tratti in comune con la mensa aziendale che con i buoni pasto. Si tratta, infatti, di un servizio che:

• è accessibile dai dipendenti solo nei giorni lavorativi e negli orari definiti dall’azienda;
• non è cumulabile (al contrario dei buoni pasto): se non lo si fruisce secondo quanto stabilito dall’organizzazione, se ne perde il diritto;
• viene erogato da pubblici esercizi dediti alla somministrazione, precedentemente convenzionati dall’azienda o da un operatore;
• si basa su un pasto convenzionato con composizione negoziata e contrattualizzata tra l’impresa (o l’operatore) e l’esercente (ad esempio, composto da primo, secondo, frutta e caffè).

Con i buoni pasto la mensa ha in comune l’agevolazione fiscale: ciò significa che non concorre a formare reddito da lavoro dipendente (è quindi esente da tassazione e contribuzione INPS). Prevede, anzi, alcuni vantaggi ulteriori in termini di tassazione. Come evidenziato dalla tabella sottostante, i costi della mensa diffusa sono infatti interamente deducibili ai fini IRES, al contrario dei buoni pasto che hanno invece delle soglie di deducibilità prestabilite (da quest’anno fino a 10 euro al giorno, se digitali).

Quali vantaggi per la mensa diffusa?

Alla luce di quanto sopra descritto, la mensa diffusa può quindi rappresentare quindi un’opportunità per tante imprese.

Rispetto alla mensa aziendale, ad esempio, ha meno vincoli organizzativi. Una mensa aziendale richiede spazi interni alla sede adibiti a mensa, che devono avere tutti i criteri e gli standard stabiliti per legge, e un numero di dipendenti sufficientemente elevato per rendere il servizio e l’investimento sostenibili. Inoltre la mensa diffusa presuppone che i dipendenti si rechino fuori dal luogo di lavoro per consumare il pasto, incentivando la convivialità fuori dal contesto lavorativo.

Rispetto ai buoni pasto, invece, offre maggiori possibilità di spesa. I buoni pasto, infatti, presentano una soglia massima giornaliera esentasse di 10 euro che, nella maggior parte dei casi, non consente di consumare un pasto completo e ne favorisce l’utilizzo soprattutto presso la grande distribuzione.

Inoltre la mensa diffusa favorisce gli acquisti presso piccole attività commerciali locali. Si tratta di una questione importante (come abbiamo approfondito anche qui) perché consente alle imprese di coinvolgere ristoratori e esercizi del territorio, garantendo loro un giusto compenso e commissioni limitate. Le risorse stanziate dalle imprese restano dunque sul territorio in cui queste operano, favorendo piccole e medie realtà della ristorazione.

Una possibilità importante se si tiene conto che oggi i buoni pasto, sono utilizzati nella stragrande maggioranza dei casi nella Grande Distribuzione Organizzata (GDO). Stando a una ricerca di AltroConsumo realizzata nel 2025 per Satispay, oltre l’80% dei buoni sono infatti spesi presso supermercati e realtà della GDO. In base alla ricerca Anseb-Università Cattolica (2024) addirittura l’89% dei dipendenti utilizzerebbero i buoni pasto per fare la spesa al supermercato; mentre solo il 19% presso  bar o tavole calde e il 16% in ristoranti e osterie.

Tabella 1. Principali differenze per le aziende tra mensa diffusa, mensa aziendale e buoni pasto.

Fonte: elaborazione dell’autore.

In sintesi, la mensa diffusa permette quindi alle aziende di coinvolgere e attivare il territorio e i suoi fornitori, generando ricadute economiche e sociali a livello locale. Una dinamica che può essere valorizzata in ambito di sostenibilità e rendicontazione ESG: nello specifico dagli indicatori S1, riguardante il benessere della forza lavoro dell’impresa, e S3, inerente il legame con la comunità in cui l’organizzazione è inserita.

Quindi la mensa diffusa porta con sé solo vantaggi? Non proprio. Per essere realizzato il servizio richiede all’azienda uno sforzo organizzativo relativo soprattutto al convenzionamento dei ristoranti e gli altri pubblici esercizi in cui consumare il pasto.

Per ridimensionare queste difficoltà, alcuni operatori del welfare aziendale hanno predisposto un servizio per supportare le aziende.

Il modello Pasto Convenzionato di 360Welfare

In questa direzione c’è 360Welfare, che ha sviluppato il suo modello di mensa diffusa chiamato Pasto Convenzionato.

Questo servizio viene configurato in base alle esigenze e ai bisogni espressi dall’azienda cliente. In primo luogo l’azienda può scegliere se impostare il Pasto Convenzionato “a valore”, cioè definendo un contributo fisso di spesa, oppure come “pasto parametrale”, con la previsione quindi di un pasto “a menù” personalizzato e senza limiti di importo.

360Welfare si occupa poi, in accordo con l’azienda cliente, di individuare i pubblici esercizi da convenzionare che forniranno i pasti ai dipendenti, definendo insieme all’impresa le regole per beneficiare del servizio. Ad esempio, sono solitamente definiti i giorni in cui è possibile accedere al Pasto Convenzionato e gli orari da rispettare.

Successivamente, l’operatore contratta e definisce i contenuti dei menù e i relativi costi, sempre a seconda di quanto stabilito con l’azienda cliente. Questo vuol dire che – in base al budget dell’organizzazione che usufruisce del servizio – l’operatore contrattualizza con l’esercizio pubblico un menù completo a un prezzo convenzionato (solitamente un primo, un secondo, un contorno, acqua e caffè), oltre a definire opzioni per specifiche esigenze (religiose, di dieta, sanitarie, ecc).

Ma quanto vale per il territorio? Il WAT-Index di Percorsi di Secondo Welfare

Nell’ambito della ricerca sulla mensa diffusa, Percorsi di Secondo Welfare ha sviluppato uno strumento per valutare in modo analitico progettualità di welfare aziendale che propongono di aprirsi al territorio e di creare reti multistakeholder: il WAT-Index.

Questo consente di analizzare con tali lenti misure, servizi, progetti e iniziative di welfare aziendale territoriale (da cui l’acronimo WAT), individuando il livello di “territorialità” e le condizioni che possono permetterne un miglioramento.

Concretamente, il WAT-Index si sviluppa sulla base di una griglia analitica e interpretativa composta da 3 dimensioni:

• infrastruttura normativa e regolativa, ovvero la conformità alle norme di riferimento, tenendo conto anche dei sistemi di finanziamento e della loro natura (pubblica, privata, mix);
• governance e capacità di costruire reti, sia di offerta (fornitori di servizi territoriali) che domanda (formule aggregative tra imprese o parti sociali);
• servizi e benefit veicolati, guardando alla loro accessibilità, alle modalità di erogazione e ai sistemi di comunicazione dell’intero intervento, con particolare attenzione per le modalità di integrazione e collaborazione territoriale.

L’applicazione del WAT-Index di Percorsi di Secondo Welfare sul Pasto Convenzionato ha permesso ad esempio di identificare i tratti caratterizzanti questo servizio e le possibili strategie migliorative.

In breve, il servizio si configura come un’opportunità per le imprese dal punto di vista fiscale. Inoltre, per quanto sopra descritto, può generare altre forme di risparmio per le organizzazioni rispetto alla mensa aziendale e ai buoni pasto (spese solo nei giorni di reale utilizzo, niente cumulo, prezzi contrattati coi singoli esercizi)

L’aspetto più significativo rilevato dal WAT-Index è l’elevata formalizzazione della “rete di offerta”, quindi dei fornitori, la quale viene selezionata e contrattualizzata in base alle necessità dell’azienda e dei suoi dipendenti. In questo modo si assicurano network di offerta ampi e radicati sui territori di riferimento. Alla luce di questo profondo collegamento con il territorio, il servizio del Pasto Convenzionato presenta quindi elementi cruciali legati alla sostenibilità e all’innovazione sociale, evidenziando come l’impresa possa generare un valore condiviso a livello locale.

L’analisi mostra come ci siano tuttavia margini di miglioramento, attraverso ad esempio il coinvolgimento di un numero più elevato di stakeholder sui territori e la promozione anche di “reti di domanda”, ovvero gruppi di imprese che possano condividere il servizio.

Il WAT-Index si delinea dunque come uno strumento in grado di fornire una valutazione terza e neutrale dei progetti di welfare aziendale che vogliono coinvolgere il territorio, in grado di supportare le imprese nella validazione delle iniziative e degli strumenti che vanno in tale direzione. Lavori in un’organizzazione che potrebbe essere interessata a utilizzarlo per individuare punti di forza e di debolezza del proprio welfare aziendale e il suo livello di territorializzazione? Contattaci!

1. La mensa diffusa è regolamentata dall’articolo 51 del TUIR, come gli altri strumenti di welfare aziendale. Si sottolinea però che l’espressione “mensa diffusa” non è presente in modo testuale in tale articolo: al comma 2c si parla però di “mense gestite da terzi”.