L’esigenza di contrastare l’illegalità nel mercato e nei rapporti con le amministrazioni pubbliche ha portato il Legislatore italiano (su sollecitazione dell’Unione Europea) a stabilire la responsabilità delle organizzazioni attraverso il decreto legislativo 231/2001 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”.

L’aspetto innovativo di quella che è più comunemente indicato come “legge 231” consiste nel superamento del principio secondo il quale imprese, cooperative, associazioni in quanto enti economici non possono commettere reati, identificando una responsabilità amministrativa che ha una portata penale. In un precedente contributo abbiamo inquadrato rapidamente perché l’adozione di quanto previsto dalla 231 può rappresentare un vantaggio (anche) per le organizzazioni di Terzo Settore. Di seguito andiamo a fondo del nostro ragionamento andando ad approfondire la logica della norma attraverso lo “schema 9R”.

La responsabilità amministrativa delle organizzazioni (anche di Terzo Settore) in sede penale

La 231 prevede una responsabilità amministrativa che presuppone la commissione, o il tentativo di commissione, nell’interesse o a vantaggio dell’ente economico, di reati specificamente previsti dal decreto legislativo.

I soggetti che commettono i reati 231 devono ricoprire funzioni di responsabilità, rappresentanza, amministrazione o direzione (anche solo di fatto) nell’ente o in una sua unità organizzativa, o anche essere persone con compiti esecutivi o operativi. Affinché scatti la responsabilità amministrativa in sede penale a carico dell’ente economico, il reato deve essere commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente, mentre l’ente non risponde se chi commette il reato agisce nell’interesse proprio o di terzi. La responsabilità viene verificata in sede penale tramite un procedimento giudiziario. La responsabilità in capo all’ente è distinta da quella personale dei soggetti che hanno commesso il reato, e pertanto è oggetto di accertamento autonomo da parte del giudice penale e potrebbe sussistere anche nel caso in cui non sia stato identificato l’autore del reato o se il reato è stato commesso da persona non imputabile.

In sostanza l’ente viene considerato colpevole non solo per aver agevolato la commissione del reato, ma anche per non avere agito per impedirne la commissione. La negligenza dell’ente viene quindi identificata nella mancata organizzazione in quanto, nonostante fosse potenzialmente capace di dotarsi degli strumenti idonei a prevenire la commissione di reati, non li ha contrastati o non ha correttamente valutato il rischio di commissione di reati. E proprio per prevenire la commissione di reati nell’interesse a vantaggio dell’ente, il legislatore prescrive la predisposizione e l’adozione di un Modello 231 che consenta di evitare che ciò accada attraverso un sistema di gestione dedicato che contribuisca a strutturare l’organizzazione, i suoi meccanismi di gestione, operativi e di controllo.

Figura 1. Le fattispecie di reati previste dal decreto legislativo 231/2001

Lo schema logico delle 9R per orientarsi negli adempimenti 231

Per molti Enti di Terzo Settore l’adozione del Modello 231 presenta aspetti di complessità (insieme ad aspetti di opportunità) e non è facile – almeno in prima battuta – orientarsi nel sistema di gestione per la legalità che viene richiesto dal decreto legislativo 231/2001.

Per affrontare la predisposizione del Modello 231 appare dunque utile fornire una prima mappa operativa, utile ad orientare il lavoro e a renderlo partecipato al giusto grado. Una mappa graduale per fare della costruzione del Modello 231 un’occasione di raccordo interno, di apprendimento e di messa a punto del funzionamento organizzativo (e non una ulteriore fonte di stress).
In successivi contributi approfondiremo la struttura del Modello, i passaggi necessari per implementare gli adempimenti della 231 e le attività richieste per attuare in modo efficace le disposizioni normative previste dal decreto legislativo.

Lo schema delle 9R consente di cogliere la logica che presiede la strutturazione del sistema di gestione per la legalità, la responsabilità e il contrasto al rischio di commettere reati.

1. Reati

Il primo passo è dotarsi dell’elenco completo delle fattispecie di reato previste dal decreto legislativo 231/2001 arricchito dei singoli articoli del codice penale, civile o di altre Leggi dello Stato che le fattispecie di reato contemplano. Per semplicità immaginiamo le fattispecie di reato come cassetti, ciascuno dei quali contiene al suo interno un certo numero di reati. Per comprendere la portata dei reati è bene disporre di un elenco parlante che permetta di leggere il contenuto della norma richiamata dal decreto legislativo 231/2001.

2. Rilevanza

L’elenco parlante (reso cioè intelligibile) consente effettuare una prima valutazione della pertinenza del singolo reato nel contesto dell’organizzazione. L’esame analitico della rilevanza dei reati è un passo fondamentale per questo è opportuno coinvolgere le figure dirigenti che hanno responsabilità apicali dell’organizzazione. La domanda chiave da porsi è se quel determinato reato può riguardare la vita dell’organizzazione, se può venire commesso, o se si corre il rischio di commetterlo, o se – ancora – ci sono notizie di organizzazioni simili o che operano nello stesso ambito di attività che hanno commesso (o hanno corso il rischio di commettere) quel determinato reato. Identificare i reati che possono riguardare l’ente di cui si fa parte è l’obiettivo di questa analisi. Nelle fasi successive l’attenzione si concentrerà, infatti, sui reati identificati in questo primo passaggio (pertinenti o rilevanti per l’organizzazione), mentre i reati che non sono attinenti verranno rubricati come non rilevanti nel contesto operativo dell’organizzazione.

3. Rischi

Il passo successivo, a partire dall’indice ragionato delle fattispecie e dei reati pertinenti, è effettuare l’analisi del rischio, ovvero di come e dove, nei processi e nelle attività organizzative, i reati che interessano l’organizzazione possano venire commessi nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione stessa. L’esame dei rischi deve produrre una mappa dei processi o delle attività esposte a quel particolare reato esaminato.

4. Risposte

Con questo quarto passaggio si andranno ad esaminare – in relazione ai reati e ai rischi identificati – le misure già presenti all’interno dell’organizzazione che hanno come intenzione e come effetto quello di gestire processi aziendali importanti, ovvero i regolamenti, i protocolli, le procedure e le istruzioni operative già ricomprese nei sistemi di gestione per la salute e sicurezza, per la qualità, per la privacy, linee guida o di prassi consolidate; tutti questi documenti, che definiscono delle regole, possono aiutare a prevenire, ad allertare e (con alcune accortezze) a contenere il rischio di commettere particolari reati. Nell’ambito di questa verifica dovranno essere considerati anche quelle disposizioni e indicazioni generali di cui l’organizzazione si serve per funzionare in modo corretto ed efficace che possono essere identificati nel Modello 231 come presidi generali e trasversali.

5. Responsabilità

Il passaggio ha come obiettivo quello di attribuire a funzioni o ruoli organizzativi, a organi collegiali o gruppi di lavoro, la responsabilità di assumere un atteggiamento vigile rispetto alla fattispecie di reato o al singolo reato, di mantenere alta l’attenzione per il manifestarsi di sintomi distonici, il compito di curare la corretta applicazione delle misure adottate, così da mantenere l’organizzazione al riparo dal rischio di commettere reati.

6. Ritorni

Per rendere operativo il Modello 231 è necessario prevedere la raccolta di segnalazioni di non conformità rispetto alle disposizioni stabilite e raccogliere feedback sull’efficacia del Modello stesso nel prevenire comportamenti non corretti, gestire scelte e attività, verificare l’adeguatezza dell’operatività. Gli esiti dei ritorni costituiscono un patrimonio di informazioni utile a rivedere e aggiornare il Modello 231.

7. Revisioni

Sulla base dei “Ritorni” l’ente dovrà, eventualmente, predisporre delle Revisioni ovvero dovrà effettuare delle azioni di completamento e di miglioramento delle Risposte organizzative, per rafforzare la prevenzione verso il rischio di incorrere in illeciti contemplati nel Modello 231, verificando nel contempo l’adeguatezza dell’attribuzione delle responsabilità per le diverse misure adottate.

8. Riferimenti

Per garantire che le revisioni e quindi gli aggiornamenti al Modello 231 vengano effettivamente predisposti, è consigliabile che tale compito venga affidato a una figura specifica all’interno dell’organizzazione. In genere, la responsabilità di predisporre gli interventi di aggiornamento e miglioramento del Modello 231 è attribuita congiuntamente al referente 231 e al referente dei sistemi di gestione. È importante che le modifiche, le integrazioni e gli aggiornamenti necessari vengano presi in carico e portati a termine, in modo da mantenere il Modello sempre attuale e completo.

9. Rilanci

La cura nel predisporre e nel mantenere aggiornato il Modello 231 prevede che i contenuti fondamentali e gli aggiornamenti vengano resi noti alle persone che operano nel contesto organizzativo e che vengano effettivamente divulgati. Ciò può essere fatto rivedendo il Codice di comportamento 231 per poi diffonderlo ai diversi destinatari, oppure predisponendo delle schede specifiche da consegnare e illustrare alle persone interessate. Novità, aggiornamenti, integrazioni devono venire condivise e presentate alle persone interessate affinché le disposizioni trovino applicazione nel contesto organizzativo.

Schema 9R 231 Maino salaris_Percorsi di secondo welfare

Come usare lo schema 9R per costruire e aggiornare il Modello 231

Lo schema 9R sopra proposto è uno strumento introduttivo e operativo. Può essere utilizzato in fase di prima costruzione del Modello 231 per esaminare, con puntualità e in modo partecipato, i reati che il decreto legislativo 231/2001 prende in considerazione e per identificare un quadro logico di azione sulla base del quale costruire l’impianto operativo del Modello 231.

Lo schema 9R può essere anche utilizzato per aggiornare il Modello 231 in occasione dell’introduzione di un nuovo reato 231. In questo caso lo schema 9R serve a svolgere un esame puntuale e a definire le azioni eventualmente necessarie per evitare il rischio di commissione del reato appena introdotto. Oppure può essere usato quando si scoprono violazioni delle prescrizioni; ripercorrendo i passaggi dello schema 9R si possono così individuare le “falle” nel sistema che hanno consentito la commissione del reato. Lo schema 9R può essere utilizzato qualora intervengano mutamenti nell’organizzazione o nell’attività.

Infine lo schema 9R può essere utilizzato per una revisione complessiva del Modello 231 in occasione di verifiche di adeguatezza e in vista dell’aggiornamento dell’impianto della 231 adottato dall’organizzazione.

 

Foto di copertina: Chester Alvarez, Unsplash.com