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Prendendo le mosse dalla presentazione online del Quaderno 38 Beni naturali e servizi ecosistemici | Riflessioni ed esperienze dal bando Capitale Naturale, edito da Fondazione Cariplo, e dalle attività di lancio e di restituzione che hanno accompagnato la presentazione del Quaderno, proviamo a fare qualche considerazione sulle modalità praticate e quelle possibili per animare momenti di incontro interattivi e promuovere scambi tra persone interessate ma non direttamente coinvolte.


L’importanza di anticipare l’attivazione

La partecipazione nasce nelle fasi di preparazione e risulta tanto più efficace quanto più viene considerata elemento costitutivo dell’esperienza che si sta organizzando. Si tratta di condividere con le persone invitate informazioni chiare, complete e precise rispetto all’evento che si vuole promuovere, creando un contesto informativo che consenta – a chi lo desidera – di prefigurare in maniera chiara cosa accadrà e quale sarà il grado di coinvolgimento richiesto. Chi deciderà di partecipare si troverà in un ruolo di ascolto passivo o verrà richiesta una sua partecipazione attiva? Sono previste sessioni con domande e risposte? Ci saranno momenti laboratoriali? C’è qualche "assaggio" che possa consentire un avvicinamento ai temi in discussione? Stabilire prima le modalità di interazione che si attiveranno e comunicarle con adeguato anticipo aiuta gli indecisi a vincere il timore delle situazioni ignote, aumenta la sensazione di controllo e motiva – nel caso in cui una qualche misura di coinvolgimento sia effettivamente prevista – a predisporsi per partecipare con il giusto spirito e quel tanto di organizzazione che serve. Alcune operazioni possono aiutarci in questo passaggio preliminare.

Mail di invito

La mail di invito è spesso la prima occasione di contatto con le persone da coinvolgere ed è qui che possono trovare spazio tutte le informazioni organizzative cui si è accennato. Data, ora e il link all’eventuale modulo di iscrizione non possono naturalmente mancare ma una buona e-mail riporta anche qualche informazione in più sulle modalità di svolgimento dell’evento. L’uso della formattazione è fondamentale per aiutare chi legge ad estrarre dalla mail le informazioni fondamentali, che possono essere ad esempio messe in risalto utilizzando grassetto e punti elenco. Il suggerimento, rispetto a queste attenzioni, è di non esagerare utilizzando tutto l’armamentario degli elementi grafici messo a disposizione dai vari programmi di posta (grassetti, corsivi, sottolineati, colori del testo, evidenziazioni…); meglio, molto meglio, scegliere un solo strumento per evitare un fastidioso effetto disordine e usarlo con parsimonia per fermare l’attenzione solo sugli elementi davvero importanti. Se tutto è importante allora niente è importante.

Modulo di iscrizione

Il modulo di iscrizione, che può essere costruito senza costi, con poche e semplici operazioni utilizzando Google Moduli, è un passaggio obbligato per tutti gli eventi che non prevedono l’ingresso libero. A maggior ragione quando si organizzano eventi online, che per loro natura si espongono più facilmente a fenomeni di intrusioni moleste di disturbatori più o meno bonari, raccogliere le iscrizioni si rivela una scelta saggia ed efficace. Il modulo dovrebbe restare più leggero ed essenziale possibile rilevando le informazioni strettamente necessarie alla partecipazione: indirizzo mail a cui inviare il link per accedere all’incontro, nome e cognome di chi parteciperà, organizzazione di appartenenza e ruolo se siamo interessati a qualche valutazione statistica sulle caratteristiche del pubblico. Non deve mai mancare un link all’informativa privacy di chi organizza e un riferimento esplicito al motivo per cui i dati vengono raccolti e alla data in cui, esaurito il loro scopo, verranno eliminati. Comunicare che le informazioni conferite saranno trattate con cura e comportarsi di conseguenza non sono semplici dettagli di maniera ma elementi che parlano concretamente della nostra organizzazione e del modo in cui intende i rapporti tra le persone.

Mail di conferma dell’iscrizione

Una volta raccolte le adesioni una nuova mail avrà il compito di ringraziare chi avrà deciso di dedicare alla nostra iniziativa parte del suo tempo, ricordare data e ora dell’evento, comunicare il link alla sessione, suggerire l’aggiornamento del client del programma di videoconferenza con il quale si partecipa, condividere qualche suggerimento organizzativo che possa aiutare a fruire al meglio della situazione: un microfono che restituisca un suono sufficientemente pulito, una webcam funzionante per evitare che l’incontro si riduca a una telefonata di gruppo, un luogo tranquillo e silenzioso che favorisca la concentrazione. Anche in questo caso l’uso del grassetto può venire in nostro aiuto e rendere la lettura della mail più scorrevole.

Se l’evento in preparazione prevede momenti partecipativi questa è anche l’occasione per raccogliere qualche informazione su chi parteciperà, chiedendo di rispondere alla mail con un brevissimo profilo personale che racconti in poche righe gli interessi di chi si è iscritto, la sua professione, le motivazioni che hanno spinto a compilare il modulo di iscrizione. Eventualmente si possono anticipare alcuni dettagli sui contenuti che verranno affrontati e, se l’invito non forniva già notizie sull’articolazione dell’evento, cogliere l’occasione per rendere disponibili maggiori dettagli.

Raccogliere qualche dato in più e condividere qualche informazione serve sia a modellare i momenti partecipativi sulla base delle persone effettivamente interessate a partecipare e non su un pubblico generico e immaginato dall’organizzazione, sia a preparare un terreno favorevole al confronto.

Spazio di lavoro

Altro elemento utile alla partecipazione che nasce nella fase di progettazione è la messa a disposizione di uno spazio di lavoro accogliente e organizzato. Per la presentazione di Beni naturali e servizi ecosistemici lo abbiamo allestito utilizzando Miro, lavagna virtuale, interattiva e collaborativa flessibile e potente. Il link a Miro, inserito nella mail di conferma dell’iscrizione, offre a chi lo desidera la possibilità di “sbirciare” lo spazio preparato per l’evento, trovare informazioni preziose, visionare i materiali preparatori che vi sono depositati. Durante lo svolgimento dell’incontro le persone potranno collegarsi in maniera attiva allo spazio di lavoro affiancando la schermata di Miro a quella della videoconferenza, oppure potranno seguire l’incontro attraverso la condivisione schermo che chi organizza l’incontro avrà cura di attivare e mostrare a chi partecipa. La lavagna utilizzata per la presentazione del Quaderno 38 può essere liberamente navigata seguendo questo link.

Quando gli eventi sono pensati per attivare confronti, scambi, interazioni, collaborazioni, abbiamo osservato che accompagnare il programma e il link allo spazio di lavoro con un breve tutorial di Miro, facilita la partecipazione. Non tutti riescono a vedere la clip, ma anche solo ridurre il numero delle persone che poi, nella sessione di lavoro, necessiteranno di spiegazioni introduttive comporta un risparmio di tempi e di energie da dedicare al confronto e alla interazione.


L’importanza di coinvolgere

Appunti e scambi in chat

Tutti (o quasi) i software per videoconferenze offrono la possibilità di interagire tramite l’invio di messaggi in chat. Si tratta di uno strumento discreto, che non interrompe il flusso comunicativo principale, quello audio-video, ma allo stesso tempo si presta a diversi utilizzi che possono integrarlo in maniera sinergica. All’inizio dell’incontro la chat può essere il luogo in cui le persone si presentano con un saluto, nome e cognome, la città da cui si collegano, l’organizzazione di appartenenza. Pochi dettagli per un messaggio di tre, quattro righe che attesta la presenza e getta le basi per l’interazione che verrà.

Nel corso dell’incontro la chat può servire (almeno) a due scopi. Da una parte, raccogliere commenti, osservazioni e domande da rilanciare nella diretta al momento opportuno, dall’altra a sintetizzare quanto emerge via via dall’incontro, con pochi caratteri che sottolineino le questioni fondamentali, gli spunti per approfondire, le parole utili a guardare avanti. In entrambi i casi è necessario che una persona, fra quelle che organizzano, si concentri su questi compiti, così da evitare sovraccarico da multitasking a chi sta moderando l’incontro e garantire un controllo puntuale della chat.

Si tratta di promuovere e sostenere un controcanto che non si lasci sfuggire quanto di interessante va via via emergendo dall’interazione delle persone che prendono parte all’evento. Importante, infine, ricordare al termine dell’incontro la possibilità di salvare la chat in un file di testo, una prima e grezza forma di restituzione, una sequenza di note, di link, di appunti che a volte vale la pena non perdere, un canovaccio che ripercorre i contenuti principali e li consegna alla riflessione di chi leggerà.

Sottotitoli in diretta

Quella dei sottotitoli in diretta è una funzione non disponibile su tutte le piattaforme per videoconferenze. Laddove sia presente, ad esempio su Zoom, usato per la presentazione del Quaderno di Fondazione Cariplo, può diventare un modo per coinvolgere e consentire la partecipazione anche a persone non udenti o che, per i più diversi motivi, non siano nelle condizioni di ascoltare l’audio o, anche, per le persone che desiderano ascoltare e contemporaneamente scorrere il testo che scaturisce dal parlato. Si tratta, in questo caso, di affidare a una persona molto rapida nella scrittura la trascrizione in tempo reale delle parole in diretta, un’operazione che indubbiamente richiede una dose importante di impegno ma che è in grado di rendere l’incontro maggiormente inclusivo e aperto. E speriamo presto siano disponibili in italiano servizi di trascrizione automatica oggi attivabili nelle videoconferenze in lingua inglese.

Stanze virtuali sempre a disposizione

Anche questa funzione non è disponibile in tutte le piattaforme e non sempre ha lo stesso nome. In qualche caso si chiamano “Sessioni secondarie”, in altri “Stanze” ma la sostanza è uguale: si tratta di creare spazi virtuali in cui le persone che partecipano al nostro incontro possono ritrovarsi per staccare qualche minuto dalla sessione principale e, magari, bere un caffè in compagnia. Gli incontri virtuali tendono a eliminare la componente sociale di conoscenza e costruzione di relazioni che accompagna invece in maniera importante e naturale gli incontri in presenza; non tutto può essere replicato online ma le Stanze possono rivelarsi un piccolo escamotage per provare a riproporre almeno in parte questa componente dell’esperienza della partecipazione a incontri, seminari, convegni. Possiamo anche regolare il tono della situazione scegliendo, per le stanze, nomi più formali (ad esempio utilizzando i nomi reali degli spazi presenti nella sede di chi organizza) o più informali, aprendo in questo caso a tutto ciò che suggerisce la fantasia (bar, sala caffè, giardino all’aperto, chiostro…). A volte le Stanze non vengono utilizzate a causa della compressione dei tempi, ma il solo segnalare la loro presenza e la possibilità di accedervi trasmette alle persone convenute l’intenzione che l’incontro sia un momento che ricerca più possibilità di relazione e di scambio, e questo messaggio contribuisce a costruire un clima aperto e interattivo.


L’importanza di restituire

Gli eventi non si concludono allo scoccare dell’ora stabilita, hanno invece una lunga coda che merita attenzione e cura. Si tratta, in particolare, di non disperdere il coinvolgimento e consentire alle persone interessate di mantenere il contatto – se lo desiderano – con i contenuti e con il gruppo di lavoro, offrendo una restituzione di quanto elaborato a più mani. Esistono molti possibili tipi di restituzione, variabili per impegno richiesto e complessità di produzione; ne presentiamo brevemente alcuni, dal più semplice al più elaborato.

Inviare o rendere disponibili i materiali presentati

La prima e più immediata forma di restituzione riguarda i materiali presentati, che possono essere messi a disposizione per una fruizione differita. Un’e-mail è la via più rapida per ringraziare chi ha partecipato e recapitare direttamente nella sua casella di posta slide, documenti di testo e link, ancora meglio se riordinati in forma di sitografia ragionata.
In questa configurazione la mail può ospitare anche un resoconto dell’evento, più o meno sintetico, eventualmente corredato da immagini o da una infografica riassuntiva. Una soluzione agevole è costituita dall’inviare qualche screenshot dello schermo: si tratta di un’operazione semplice che testimonia la partecipazione e offre un piccolo ricordo a chi era presente, naturalmente tale soluzione comporta di avere avuto l’accortezza di chiedere il consenso prima dello scatto e tutelare così la privacy.

Post-produrre brevi video di documentazione

Possiamo, però, spingerci oltre dal momento che, sempre più spesso e grazie alla facilità di registrazione e condivisione offerta dalle tecnologie digitali, ciò che rimane degli eventi online non si limita a presentazioni e documenti. Quasi sempre è possibile salvare in un file di testo la chat dell’incontro, che se ben costruita e moderata può offrire un resoconto dettagliato e trascritto “in presa diretta”; preziosa è anche l’opportunità di esportare e conservare le tracce audio e video che, se rese pubbliche, generano la possibilità per un numero potenzialmente infinito di fruizioni, consentendo a chi era presente di rivivere l’evento e, a chi non c’era, di recuperare quanto perduto in diretta. Le possibilità, in questo caso, sono molte.

Si possono depositare tutti i materiali e le registrazioni in una cartella su un servizio cloud e condividerne il link tramite mail, social network, siti istituzionali, newsletter, chat Telegram e WhatsApp e così via per tutti i possibili strumenti divulgativi che si abbiano a disposizione. L’accortezza, in questo caso, è di abilitare l’accesso alla cartella in sola lettura, così che chiunque sia in possesso del link possa visionare e scaricare i file senza correre il rischio di incappare in maldestre modifiche o cancellazioni accidentali. Si possono anche utilizzare in maniera sinergica piattaforme e strumenti diversi.

La cartella in cloud può allora ospitare slide, documenti di testo e sitografia, mentre il video dell’evento può essere pubblicato su YouTube e l’audio può diventare in pochi passaggi un podcast disponibile sulle piattaforme dedicate. Si corre, in questo caso, un piccolo rischio di frammentazione dei contenuti, a fronte dell’apertura verso una fruizione ancora più ampia favorita dall’utilizzo di piattaforme di distribuzione conosciute ed enormemente diffuse, in cui i materiali saranno ricercabili anche da chi non era a conoscenza dell’evento ma nutre interesse per l’argomento. In ogni caso il lavoro di post-produzione, per offrire contenuti fruibili e di qualità essenziale, richiede energie e tempo, che conviene mettere in conto e in agenda in concomitanza con la progettazione dell’evento.

Far durare l’evento nel tempo

La terza possibilità, più complessa e meno immediata ma certamente più d’effetto e completa dal punto di vista documentativo, è quella di costruire una pagina web dedicata all’evento, uno spazio aperto e ordinato in cui sia possibile navigare attraverso le varie tracce lasciate. È questa l’opzione che abbiamo scelto per documentare l’incontro di presentazione del Quaderno 38 Beni naturali e servizi ecosistemici | Riflessioni ed esperienze dal bando Capitale Naturale, che si può integralmente ripercorrere seguendo questo link e consultando i vari materiali a disposizione. La pagina ha in questo caso la funzione di hub, un luogo centrale e facilmente raggiungibile (è sufficiente un click su un link o una richiesta su un motore di ricerca) in cui sono raccolti materiali da una molteplicità di fonti diverse, un luogo che è allo stesso tempo mappa per orientarsi nella loro consultazione e punto di partenza per tante strade quanti sono i contenuti presenti, ognuno accompagnato da poche righe introduttive. Lettori e lettrici hanno così a disposizione una porta d’accesso da cui scaricare il Quaderno edito dall’Osservatorio di Fondazione Cariplo, guardare il video caricato su YouTube, ascoltare la registrazione audio, sfogliare le slide e navigare la lavagna interattiva costruita su Miro per animare l’incontro. La pagina web può essere integrata all’interno di un sito già esistente, come avvenuto in questo caso utilizzando il sito istituzionale delle comunità di pratica del bando Capitale naturale, ma può anche essere costruito un sito esclusivamente dedicato all’evento, magari acquistando un dominio per pochi euro l’anno.

Ampliare la possibilità di prendere parola

Infine, la restituzione acquista particolare valore se aiuta chi ha organizzato a guardare avanti, riflettendo su ciò che è stato fatto e su come è stato fatto. È utile, insomma, lasciare l’ultima parola a chi ha partecipato, inviando insieme al resoconto un breve questionario di gradimento e chiedendo di compilarlo in forma anonima. Si potranno così raccogliere informazioni preziose sia dal punto di vista tecnico (il video era sufficientemente definito? l’audio sufficientemente pulito?) sia dal punto di vista organizzativo (gli interventi sono stati interessanti? le domande hanno avuto spazio sufficiente? cosa si sarebbe potuto fare diversamente?). Si tratta di imparare ogni volta qualcosa in più, da utilizzare per rendere l’evento successivo ancora migliore.


In sintesi, per continuare

Prima. Come abbiamo visto, la partecipazione viene animata prima dell’evento, dai contatti di promozione, ingaggio e abilitazione: alcune accortezze di metodo rimandano alla delicatezza, alla gradualità, alla proposta di possibilità di ingaggio che possono essere decise da chi intende partecipare. Proposte chiare, varietà nell’intensità dell’ingaggio, costruzione di un terreno favorevole al confronto e allo scambio di conoscenze ed esperienze sono ingredienti che cerchiamo di amalgamare a dosi variabili nelle proposte online che contribuiamo a costruire.

Durante. Un secondo passaggio, che facilita e sostiene forme diverse di ingaggio e partecipazione, riguarda la cura di ciò che accade nel corso dell’evento: facilitare la libera espressione e lo scambio di opinioni attraverso la chat, offrire la trascrizione – la sintesi scritta – di quanto viene detto, dare la possibilità di spostarsi in stanze virtuali sono elementi attivanti la partecipazione o almeno segnali di un’intenzione volta a favorire l’incontro fra le persone partecipanti.

Dopo. Un terzo momento che si rivela chiave per la partecipazione riguarda le attività che possono (in un certo senso devono) venire intraprese una volta conclusosi l’evento. La partecipazione, mediata e indiretta si estende oltre il momento in diretta. Si possono progettare restituzioni immediate e leggere, più elaborate o più strutturate in forma di repository accessibili o (ma è più impegnativo) fruibili nel tempo, e si possono raccogliere osservazioni e feedback strutturati mediante un rapido sondaggio. Forse, riconsiderando le riflessioni che abbiamo proposto e le esperienze di conduzione, a partire da quella che ha dato lo spunto per questo articolo, si potrebbe considerare che la partecipazione è un’opportunità che per essere colta e dispiegare le potenzialità che può produrre dev’essere immaginata come una pluralità di soluzioni non tanto programmate, quanto predisposte in modo che i soggetti coinvolti possano decidere quali opportunità offerte attivare e rendere operative. Partecipare è anche poter scegliere l’intensità con cui farlo e avere la libertà di gestire la sua variazione.


Riferimenti

• Barrilà L., Cau M., Maino G., Come lavorare e collaborare online? Una mappa di possibili format, Percorsi di Secondo Welfare, 17 aprile 2020.
• Barrilà L. e Maino G., Come preparare, proporre, promuovere e post-produrre un webinar, Percorsi di Secondo Welfare, 18 marzo 2020.
• Corneli J., Danoff C.J., Pierce C., Ricaurte P. and Snow MacDonald L. (a cura di) (2016), The Peeragogy Handbook. 3rd ed., Chicago, IL./Somerville, MA.: PubDomEd/Pierce Press.
• Grison D., Maino G. (a cura di), Working smart. Strumenti e competenze per la collaborazione digitale, Quaderni di ricerca di Percorsi di secondo welfare, novembre 2020. 
 


Questo contributo è parte del Focus tematico Collaborare e partecipare, che presenta idee e coordinate per riflettere sui temi della collaborazione e della partecipazione, propone dispositivi e ambienti per facilitare cooperazione e coinvolgimento e illustra applicazioni ed esperienze concretamente realizzate. Curato da Pares il focus offre a policy maker, community maker, agenti di sviluppo, imprenditori, attivisti e consulenti uno spazio di confronto, di condivisione di strumenti, di apprendimento a partire dalle esperienze. Qui sono consultabili tutti i contenuti del Focus.