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Smart working nella Pubblica Amministrazione: conosciamo il progetto VeLA
Nove amministrazioni, una buona pratica, un kit di riuso e un percorso di accompagnamento e di lavoro comune: vi raccontiamo una delle strade seguite per diffondere il lavoro agile nella PA
30 luglio 2019

Da tempo la Pubblica Amministrazione sta cercando di adeguarsi per permettere la sperimentazione e la successiva messa a regime di percorsi di lavoro agile per i propri dipendenti. I dati pubblicati nell’ottobre del 2018 dall’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano (ne abbiamo parlato qui) ci dicono che la macchina è avviata, ma la strada da fare è ancora molta. Secondo i dati del Politenico solo l’8% degli enti pubblici ha avviato nel 2018 progetti strutturati di smart working (in crescita rispetto al 5% del 2017) e un 1% lo ha fatto in modo informale. Tuttavia nel 36% dei casi lo smart working nelle Pubbliche Amministrazioni è completamente assente e il 7% non è nemmeno interessata alla questione. Non possiamo dire che il bilancio sia particoalrmente ad oggi positivo, ma grazie a un quadro legislativo favorevole la direzione sembra quella giuta, anche grazie a progetti ad hoc come VeLa.


Il quadro legislativo di riferimento

In Italia è la legge 81/2017 - Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato - ad aver regolamento per la prima volta lo smart working. Il Capo II afferma che l’intento del provvedimento è quello di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”, promuovendo il lavoro agilequale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli, obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro”.

Il testo definisce inoltre le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che deve essere svolta “in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”. La normativaprevede anche che sia onere del datore di lavoro garantire la salute e la sicurezza del lavoratore agile e che il lavoratore abbia “diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all'esterno dei locali aziendali”.

E se di fatto la legge del 2017 definisce e regolamenta a tutti gli elementi dello smart working, anche il Jobs Act (d.lgs 80/2015) e la riforma Madia (l.124/2015) - sono tasselli normativi importanti delineano un legame importante tra smart working e PA. In particolar modo la riforma Madia, all’art.14, prevede che le Pubbliche Amministrazioni adottino “misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro e per la sperimentazione […] di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa […] che permettano, entro tre anni, ad almeno il 10 per cento dei dipendenti, ove lo richiedano, di avvalersi di tali modalità”.


Progetto Vela: un’esperienza di rinnovamento della PA

In linea con la normativa nazionale e con le indicazioni del Parlamento europeo, il Progetto VeLA (acronimo di Veloce Leggero Agile) è orientato alla diffusione di modalità di lavoro agile partendo da una buona pratica frutto confronto tra esperienze esistenti e tra amministrazioni. VeLA - finanziato dal PON governance e capacità istituzionale 2014-2020 nell’ambito del primo avviso per il finanziamento di interventi volti al trasferimento, all’evoluzione e alla diffusione di buone pratiche attraverso Open Community PA 2020 - si è proposto di produrre un "kit di riuso" da rendere disponibile ad altre Amministrazioni interessate ad introdurre lo smart working

La buona pratica da cui è partito VeLa è stata TelePAT 2.0, una misura organizzativa introdotta nel 2012 dalla Provincia Autonoma di Trento. Considerata un’eccellenza (unica pubblica amministrazione a vincere lo Smart Working Awards 2014 del Politecnico di Milano), è stata definita come best practice italiana dall’Università Bocconi all’interno del progetto di ricerca Lipse, finanziato dalla UE. 

Il progetto è iniziato a maggio 2018 e si è concluso poche settimane fa, a giugno 2019. Durante i 14 mesi di attività i 9 enti partner  - Regione Emilia-Romagna (ente capofila), Regione Lazio, Regione Piemonte, Regione Veneto, Regione Friuli Venezia Giulia, Città Metropolitana e Comune di Bologna, UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane - hanno collaborato nella ideazione e sperimentazione del kit. Nel concreto di sono formati 9 Leading Group per un totale di 80 persone coinvolte, 7 gruppi di lavoro sui temi del kit di riuso, 1 comitato scientifico che ha guidato e validato le attività di progetto. Diverse sono state poi le attività di formazione, comunicazione, promozione e coinvolgimento in eventi tematici di Dirigenti e membri dei Leading Group. Questa esperienza ha dato vita ad una vera e propria community, il cui obiettivo è quello di espandersi includendo nuove amministrazioni che manifesteranno interesse nell’utilizzo del kit.


Il kit di riuso

Il kit di VeLa, disponibile dal 31 luglio 2019 e scaricabile qui, contiene strumenti utili alla realizzazione delle fasi di preparazione, introduzione e monitoraggio dello smart working ed è utilizzabile da parte delle Amministrazioni Pubbliche interessate a implementare un progetto di lavoro agile. Nello specifico il kit si compone di 7 parti.

Comunicazione 
Il kit di riuso riporta le “Linee guida per la comunicazione di un progetto di smart working” che contengono indicazioni utili, strumenti e proposte di attività per: 

  • progettare la Strategia di Comunicazione e definire un Piano di Comunicazione; 
  • indicazioni e strumenti per le attività di Comunicazione Interna; 
  • indicazioni e strumenti per le attività di Comunicazione Esterna; 
  • un esempio di campagna di comunicazione integrata e rivolta a target di dipendenti e dirigenti pubblici e alla collettività

Formazione
Il kit di riuso propone un approccio formativo basato sull’e-learning, centrato sulla progettazione, realizzazione e distribuzione di: 

  • 10 video-lezioni della durata massima di 30 minuti, finalizzate ad approfondire il contesto normativo, l’approccio e l’applicazione dello smart working nel settore pubblico; 
  • 8 video-pillole della durata di massimo 5 minuti finalizzate ad affrontare gli aspetti pratici e operativi e a rafforzare le soft skills per lavorare in modo smart.
KPI e monitoraggio
Per supportare le Amministrazioni nel monitoraggio e nella valutazione dell’andamento e dei risultati del progetto di smart working, il kit di riuso mette a disposizione: 
  • un cruscotto di riferimento contenente criteri quantitativi e qualitativi per il monitoraggio e la valutazione della sperimentazione di smart working; 
  • quattro tracce di survey di valutazione da erogare per monitorare l’andamento nelle diverse fasi del percorso progettuale; 
  • un file di calcolo che consenta a ciascuna amministrazione di elaborare più facilmente gli indicatori sintetici di andamento del progetto sulla base del sistema di monitoraggio impostato; 
  • una guida all’utilizzo del file di calcolo.
Smart spaces
Il kit intende fornire un framework degli spazi fisici a cui ispirarsi in un progetto di smart working e che possa guidare la progettazione degli interventi. Il kit di riuso a tal fine contiene:
  • indicazioni sull’individuazione dei criteri di riprogettazione degli spazi, dal glossario dei termini alla misurazione degli spazi e degli edifici oltre che i principi generali di pianificazione; 
  • tipi differenti di work setting direttamente utilizzabili da enti di diversa natura.
Tecnologia
Il kit intende poi fornire un framework di strumenti, hardware e software, nonché di servizi necessari per rendere efficace questa nuova modalità di organizzazione del lavoro. Il documento affronta i diversi ambiti di intervento suddividendoli in tre diversi livelli di implementazione: 
  • Must: livello minimo, senza il quale non si ritiene si possano avviare efficacemente iniziative di smart working; 
  • Should: livello auspicabile che permetterebbe una gestione migliore; 
  • Could: livello che garantirebbe il massimo di efficacia.
Organizzazione e performance
Il kit di riuso intende fornire un framework per la valutazione delle performance organizzative e contiene:
  • una Checklist di avvio e gestione del processo di smart working;
  • una Case History sulla gestione di gruppi di lavoratori smart.
Disciplina e Sicurezza
Il kit intende fornire indicazioni utili per la predisposizione dei principali documenti necessari per regolamentare l’iniziativa di smart working. In particolare, sono stati realizzati i seguenti documenti:
  • Schema di Disciplina: framework che definisce i principi generali e il regolamento della nuova modalità di lavoro;
  • Schema di Accordo Individuale: documento che deve essere obbligatoriamente redatto in forma scritta, firmato dalle parti e comunicato sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

 

Riferimenti
 
 


Welfare e benessere organizzativo nella Pubblica Amministrazione: il caso del Comune di Bologna

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